Деловой телефонный разговор | Статьи | Работа

Значение телефонного разговора трудно переоценить, так как это самый простой способ установления контакта на работе.

Телефон прочно вошел в нашу деловую и личную жизнь, и, несмотря на стремительное развитие интернета, сдавать своих позиций не собирается.

Его используют, чтобы провести переговоры, отдать распоряжения, изложить просьбу. Именно телефонный разговор порой становится первым шагом на пути к заключению делового контракта.

К сожалению, очень многие не знают даже основ делового телефонного общения. Во время телефонного разговора, частенько можно услышать в ответ что-нибудь вроде: « Алё! У нас обед – никого нет!» или «Мы вам позвОним!». В результате, это наносит непоправимый ущерб деловой репутации человека, и фирмы в целом.

Для того чтобы избежать таких ошибок в работе и произвести хорошее впечатление на собеседника, необходимо следовать основным правилам телефонного этикета.

Правила телефонного разговора:

К телефонному разговору необходимо готовиться заранее. Нужно ясно представить себе цель звонка, а также ведение телефонного разговора. Не лишним будет сделать нужные записи на листке бумаги, чтобы в волнении или спешке не упустить что-нибудь важное. Первую фразу стоит тщательно продумать, она должна быть четкой и ясной, чтобы расположить собеседника к дальнейшему разговору.

Очень важно правильно выбрать время для звонка. Если вы договариваетесь о звонке заранее, то нужно узнать, когда его удобнее сделать. В начале разговора необходимо спрашивать, располагает ли собеседник временем в данный момент, и если он занят, извинитесь и поинтересуйтесь, когда лучше перезвонить.

Звонить по рабочим вопросам на домашний телефон можно только в крайних случаях или по предварительной договоренности.

Начинать телефонный разговор следует словами приветствия, затем обязательно нужно представиться, объяснить кто вы, и кратко изложить цель звонка.

Ответ на звонок

Не затягивайте с ответом! Снимайте трубку до четвертого-пятого звонка, идеальный вариант – до второго. Затем нужно поприветствовать звонящего, назвать фирму в Костанае или Рудном и свое имя. Важно, чтобы человек понимал, куда он позвонил и с кем говорит.

В время делового телефонного разговора полезно употреблять следующие фразы: "Чем могу вам помочь?», «Не могу ли я быть чем-либо Вам полезен?» Если разговор затягивается, имеет смысл спросить: «Есть ли у Вас время продолжать разговор?»

Для того, чтобы убедиться в точности понимания информации можно спросить: «Правильно ли я поняла, что..?», «Не могли бы вы еще раз уточнить, как..?», «Повторите, пожалуйста, номер телефона» и т. п.

Во время ведения телефонного разговора нужно внимательно следить за дикцией. Слишком быстрая речь утомляет, очень медленная — раздражает, поэтому темп разговора должен быть взаимокомфортный. Говорить нужно четко и внятно. Цифры, фамилии, имена, адреса электронной почты и т.п. следует произносить медленно, четко, возможно даже по слогам или по буквам.

Голос отлично передает настроение, и это всегда улавливается собеседником. Поэтому эмоции нужно контролировать. Говоря по телефону, рекомендуется улыбаться, тогда голос приобретает доброжелательную, мягкую окраску.

По правилам этикета телефонного разговора завершает, тот, кто позвонил первым. Если беседа затянулась и нужно вежливо завершить разговор, можно использовать следующие фразы: «Можно считать, что мы обсудили с вами все вопросы», «Полагаю, можно подвести некоторые итоги» и так далее. В крайнем случае, можно сказать: «У меня назначена встреча/совещание на… часов. Сожалею, что вынуждена закончить разговор». Ни в коем случае нельзя проявлять нетерпение, важно не оскорбить достоинство человека и сохранить о себе хорошее впечатление.

Практика показывает, что даже беглое ознакомление с этикетом телефонного разговора и техникой телефонных переговоров значительно улучшает качество работы в Костанае и Рудном, в этой области деловых отношений. Помните, что успешные телефонные переговоры - залог выгодного контракта.